Privatlivspolitik for medarbejdere

1. Denne politik (”Politikken”) beskriver, hvordan GMB Ejendomme ApS og øvrige selskaber i GMB-koncernen (”os”, ”vi” eller ”vores”) som dataansvarlig indsamler og behandler personoplysninger om dig i forbindelse med din ansættelse hos os.
2. Politikken er formuleret og gjort tilgængelig for dig, så vi giver dig oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger og overholder databeskyttelsesforordningen (2016/679 of 27. april 2016) (”GDPR”).

1. Når du er ansat hos os, har vi brug for at indsamle og behandle en række personoplysninger om dig for at kunne varetage ansættelsesforholdet. Vi indsamler og behandler i den forbindelse følgende typer personoplysninger om dig: navn, adresse, telefonnummer, e-mail, arbejdstid, underskrift, pensionsoplysninger, fødselsdag, CPR-nummer, uddannelsespapirer og certificeringer mv., CV, lønoplysninger (herunder grundløn, bonus, fradrag, tillæg mv.), ansættelsesretlige reaktioner, disciplinarmidler, advarsler mv., ansøgninger, opsigelsesvarsel og baggrund herfor, ansættelses- og fratrædelsesdato (anciennitet), oplysninger om barsel eller anden orlov, oplysninger om adgangskort eller -brikker og koder hertil, oplysninger om personaletvister, ad hoc registreringer om kursustilmeldinger, seminarer, julegaver og lignende, oplysninger om ferieperioder, tidsregistrering, oplysninger om flekstid, oplysninger om refusion af sygedagpenge mv., medarbejderfoto, kontaktoplysninger for nærmeste pårørerende, stillingsbetegnelse, sygdom og fravær, lønsedler, referencer fra tidligere arbejdsgivere, årsag til ophør af ansættelsesforhold, profilbillede på intranet eller CRM (internt brug), oplysninger om afspadsering, oplysninger om personalegoder, skattekort (og tilsvarende udenlandske skatteoplysninger), profilbillede (ekstern brug), alder, bankoplysninger, brugernavn, GPS-oplysninger med tracking af geografisk færden og/ eller kørselsadfærd, kørekortnummer, kørekortoplysninger, overvågningsbilleder, oplysninger om en brugers anvendte digitale enheder, statsborgerskab, videoovervågning, civilstatus, nummerpladeoplysninger, oplysninger om karriereforløb, pasnummer. Hvis nødvendigt kan vi indsamle yderligere personoplysninger om dig, såfremt vi har et sagligt og legitimt formål. Derudover vil vi behandle personoplysninger om dig i det omfang du frivilligt afgiver sådanne oplysninger.
2. Vi vil som led i dit ansættelsesforhold behandle helbredsoplysninger om dig, da vi i relevant omfang vil registrere og behandle oplysninger om sygdom og fravær. Helbredsoplysninger er omfattet af begrebet følsomme oplysninger, og vi behandler disse oplysninger i overensstemmelse med kravene hertil.
3. Du skal undlade at registrere følsomme eller private personoplysninger om dig selv eller andre i vores systemer, medmindre vi direkte beder dig om dette. Følsomme personoplysninger omfatter oplysninger om race, etnicitet, religion (eller mangel herpå) eller filosofisk overbevisning, seksuel orientering, helbred, politisk standpunkt eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold.

Oplysning om kontrolforanstaltninger

1. Organisationen anvender kontrolforanstaltninger. Du vil i løbet af din ansættelse blive eksponeret overfor en række af disse. En kontrolforanstaltning er ethvert tiltag, som gør det muligt for os at kontrollere, monitorere og registrere din færden og/eller adfærd, når du er på arbejde. Når vi anvender kontrolforanstaltninger sker der en behandling af dine personoplysninger. Information om behandling, af dine personoplysninger er uddybet i Bilag A. Det er vigtigt, at du ved hvornår og hvordan vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med vores anvendelse af kontrolforanstaltningerne. Derfor er det obligatorisk at dette bilag læses.

1. Vi indsamler som udgangspunkt kun dine personoplysninger direkte fra dig. Der kan dog være tilfælde, hvor vi får personoplysninger om dig fra kunder, samarbejdspartnere og lignende forretningsforbindelser, ligesom der vil være tilfælde, hvor vi eksempelvis modtager personoplysninger om dig fra SKAT, dit pensionsselskab og din bank.

1. Vores behandling af dine personoplysninger foretages, fordi behandlingen er nødvendig for at opfylde aftalen om din ansættelse hos os, og behandlingen er således en forudsætning og nødvendig for at administrere dit ansættelsesforhold, udbetaling af løn mv. Hvis vi ikke kan behandle dine personoplysninger, kan vi ikke administrere dit ansættelsesforhold.
2. Retsgrundlaget for behandlingen er som udgangspunkt GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b). Vi kan desuden behandle en række almindelige (dvs. ikke-følsomme) personoplysninger om dig som led i dit ansættelsesforhold hos os eller tilknytning til os, fordi vi har en eller flere legitime interesser i at administrere dit ansættelsesforhold på bedste vis, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra e) eller litra f). Det kan eksempelvis være, at vi ønsker at offentliggøre kontaktoplysninger om nøglemedarbejdere på vores organisations hjemmeside, videregive kontaktoplysninger eller andre arbejdsrelevante personoplysninger om medarbejdere til tredjemand, foretage behandling på vores hjemmeside, foretage behandling i forbindelse med vores medarbejderinstruks eller itsikkerhedspolitik mv. og behandling til brug for intern statistik. Derudover kan behandlingen være nødvendig for at overholde lovgivning, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c). Dette kunne eksempelvis være for at overholde skattelovgivning om indberetning af løn.
3. Der kan efter omstændighederne være behov for at behandle personoplysninger, som vi indhenter dit samtykke til at registrere og behandle, eksempelvis profilbilleder og lignende. For disse konkrete personoplysninger er behandlingsgrundlaget dit samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1 (a).
4. Hvis vi behandler følsomme personoplysninger (såkaldte “særlige kategorier af personoplysninger”) om dig i tillæg til de helbredsoplysninger, der er nævnt ovenfor under afsnit 2, vil behandlingen kun ske, hvis dette er tilladt efter GDPR, artikel 9, herunder i følgende tilfælde:
   1. efter indhentning af dit udtrykkelige samtykke i overensstemmelse med GDPR, artikel 9, stk. 2 (a);
   2. hvis behandlingen foretages for at overholde vores arbejds-, sundheds- eller socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, for så̊ vidt den har hjemmel i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret eller en kollektiv overenskomst i medfør af medlemsstaternes nationale ret, som giver fornødne garantier for den registreredes grundlæggende rettigheder og interesser, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2 (b);
   3. hvis behandlingen er nødvendig for at fastslå et retskrav efter gældende lovgivning, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2 (f); eller
   4. hvis du på eget initiativ har videregivet oplysningerne til os, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2 (e).
5. Hvor vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du altid trække dit samtykke tilbage ved at henvende dig på den e-mailadresse, der fremgår nederst i denne Politik under Kontaktoplysninger. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, sletter vi de personoplysninger, vi har behandlet på baggrund af dit samtykke, medmindre oplysningerne fortsat kan eller skal behandles for eksempelvis at overholde en retlig forpligtelse.

Videregiver vi dine personoplysninger til andre?

1. Vi videregiver kun personoplysninger til andre, når lovgivningen tillader eller kræver det. Vores organisation er en del af en koncern, hvor der deles personoplysninger mellem koncernselskaberne afhængigt af de konkrete omstændigheder.

2. Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere fra EU/EØS:
   a) myndigheder
   b) databehandlere
   c) ATP
   d) SKAT (i forbindelse med bogføring mv.)

3. Vi bruger generelt forskellige eksterne og professionelle organisationer som leverandører og samarbejdspartnere til at levere eller assistere os med at levere vores services og produkter. De eksterne virksomheder vil ikke modtage eller behandle personoplysninger, medmindre lovgivningen tillader overførsel og behandling heraf. Hvis de eksterne organisationer eller samarbejdspartnere er databehandlere for os, sker deres behandling af personoplysninger altid i henhold til en databehandleraftale, som opfylder lovgivningens krav hertil. Hvis de eksterne organisationer eller samarbejdspartnere er selvstændige dataansvarlige, sker deres behandling af personoplysninger i overensstemmelse med deres egen privatlivs-, databeskyttelseseller persondatapolitik, som de eksterne organisationer vil gøre opmærksom på, medmindre lovgivningen foreskriver andet.
4. Vi overfører ikke personoplysninger til lande eller internationale organisationer uden for EU/EØS.
5. Hvis du har spørgsmål til vores brug af databehandlere, samarbejde med andre dataansvarlige eller overførsel til tredjelande, herunder ønske om udlevering af kopi af dokumentation på at de fornødne garantier er stillet, kan du henvende dig på den emailadresse, der fremgår nederst i denne Politik under Kontaktoplysninger.

1. Når dit ansættelsesforhold ophører, sletter vi alle de personoplysninger om dig, som loven eller omstændighederne i øvrigt ikke kræver, at vi fortsat opbevarer. Personoplysninger kan dog befinde sig i vores backup-systemer i en begrænset periode herefter. Vi henviser til vores tilgængelige slettepolitik for angivelse af de specifikke slettefrister. Vi beholder personoplysninger om dig i det omfang, de indgår i behandling af vores forretning herunder kundedata, samarbejdspartner og deres ansatte mv. og er journaliseret sådan eller vi har behov for at håndtere, forbedre eller beskytte os mod potentielle uenigheder eller forsvare et retskrav, herunder vedrørende din ansættelse, og i det omfang loven kræver det, eksempelvis som det er tilfældet for personoplysninger i bogføringsbilag i medfør af bogføringsloven. Du kan læse mere om de konkrete slettetidspunkter i slettepolitikken. Hvis du har yderligere spørgsmål, kan du henvende dig på den e-mailadresse, der fremgår nederst i denne Politik under Kontaktoplysninger.

Hvilke rettigheder har du som registreret?

1. Du har som registreret en række rettigheder, som vi kan hjælpe dig med. Dine rettigheder omfatter følgende:
   1. Du har ret til at anmode om indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, formålet med behandlingen, og om vi videregiver personoplysningerne til andre.
   2. Du har ret til at få berigtiget urigtige personoplysninger om dig.
   3. Du har i visse tilfælde ret til at få slettet visse af dine personoplysninger.
   4. Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, sådan at vi kun opbevarer dine personoplysninger i en given periode.
   5. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse imod vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af årsager og forhold, der vedrører din særlige situation.
   6. Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse uden menneskelig indblanding, medmindre afgørelsen er nødvendig for din ansættelse hos os, eller foretagelsen af afgørelsen er hjemlet ved lov eller dit udtrykkelige samtykke.
   7. Såfremt vi har indhentet dit samtykke til en del af vores behandling af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagekaldelsen.
   8. Du har i visse tilfælde ret til såkaldt dataportabilitet af de personoplysninger, du har afgivet til os.

   9. Du kan altid indgive en klage til Datatilsynet.

2. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, skal du henvende dig på den e-mailadresse, der fremgår nederst i denne Politik under Kontaktoplysninger.
3. Vi bestræber os på at gøre alt for at imødekomme dine ønsker vedrørende vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du på trods heraf ønsker at klage, kan dette ske til Datatilsynet.

1. Hvis vi ændrer i denne Politik, retter vi datoen for “sidst opdateret” på Politikkens forside og sender dig ny kopi heraf eller deler den nye version på anden måde. Eksempelvis på vores intranet eller lignende.

1. Du er velkommen til at kontakte os på nedenfor angivet kontakt e-mail, hvis du:
   • er uenig i vores behandling eller du mener, at vores behandling af dine personoplysninger overtræder lovgivningen
   • har spørgsmål eller i øvrigt har kommentarer til denne Politik, eller
   • ønsker at udøve én eller flere af dine rettigheder som registreret person.
   E-mailadresse: Charlotte Morratz, cmo@gmbejendomme.dk, tlf. 53375669.
   Vi bestræber os på at imødekomme dine ønsker vedrørende vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du på trods heraf ønsker at indgive en klage, kan du gøre det ved at kontakte Datatilsynet. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.